Miksi varastonhallinta on tärkeää
Hyvin suunniteltu varastonhallinta varmistaa, että tuotteita on saatavilla juuri silloin kun asiakas niitä haluaa, mutta samalla ehkäisee ylimääräistä varaston kasaantumista. Liiallinen varasto sitoo pääomaa ja tilaa, kun taas riittävän nopea kierto parantaa kassavirtaa. Tehokas hallinta vähentää myös tuotehävikkiä ja ennustaa kysyntää paremmin: esimerkiksi ostoja voidaan ajoittaa niin, ettei varasto tyhjene tai ylikuormitu turhaan. Näin varastokustannukset pysyvät kurissa ja toiminta sujuu joustavammin ilman suuria investointeja.
Tärkeät käsitteet varastonhallinnassa
-
Minimivarasto (varmuusvarasto): Pienin määrä tuotetta, joka halutaan aina varastossa pitää. Kun varastomäärä laskee alle tämän rajan, on aika tehdä uusi tilaus. Minimivarasto luo puskurin kysynnän vaihteluille ja tilauksen toimitusajoille.
-
Maksimivarasto: Suurin sallittu varastotaso, jonka ylittäminen ei ole järkevää. Maksimivarastolla pyritään välttämään liikaa pääoman sitomista tuotteisiin. Varaston tulee olla optimoitu niin, että tuotteita on myyntiin riittävästi, mutta ei turhaan liikaa.
-
Varaston kiertonopeus: Kuvaa, kuinka monta kertaa varasto käytännössä myydään ja täydennetään vuorokaudessa tai vuodessa. Mitä nopeammin varasto “kiertää”, sitä vähemmän pääomaa on sidottuna varastoon – hitaasti liikkuvat tuotteet sitovat rahaa eivätkä kerry lisää arvoa. Esimerkiksi kirjapito voidaan toteuttaa siten, että kaava laskee kiertonopeuden myyntien ja keskiarvoisen varastomäärän mukaan.
-
Varastoarvo: Varastossa olevien tuotteiden rahallinen yhteisarvo eli niihin sitoutunut pääoma. Varastoarvo näkyy yrityksen taseessa ja vaikuttaa sen nettovarallisuuteen. Sen tarkka seuranta on tärkeää – kun tiedät, kuinka paljon rahaa on sidoksissa varastossa, osaat optimoida hintoja ja inventointia.
Seuranta ilman maksullisia ohjelmia
Pienyrityksen varastosaldojen ylläpito hoituu usein helposti ilmaisilla välineillä. Yleisimpiä ovat tavalliset taulukkolaskentaohjelmat (Excel tai Google Sheets) ja manuaalinen kirjaaminen. Esimerkiksi yksinkertainen Excel-taulukko, jossa on sarakkeet tuotenumeroille, nimikkeille, varastosaldoille ja minimirajoille, riittää monissa tapauksissa varastoseurantaan. Google Sheets on vastaavasti kätevä, koska sitä voi päivittää samanaikaisesti eri laitteilla. Taulukkoihin merkitään sisään- ja ulosliikkeet myyntien ja tilausten yhteydessä. Näin näkee aina reaaliaikaisesti, onko varastossa riittävästi kutakin tuotetta.
-
Muistitaulu tai paperi: Vaikka Excel on yleinen, voi hyvin käyttää myös esimerkiksi valkotaulua tai vihkoa. Piirrä seinälle taulukko sarakkeineen tai pidä kirjaa vanhanaikaisesti paperilla – kun tavaraa myydään tai saapuu lisää, päivitä numerot käsin. Esimerkiksi perinteinen muistitaulu myymälässä tai varastossa pitää varastotiedot koko henkilökunnalle näkyvissä. Tämä toimii erityisesti pienissä varastoissa tai toimipisteissä, joissa tuoterivien määrä on melko pieni.
-
Ilmaiset sovellukset: Monissa ilmaispalveluissa on varastonhallintaan riittäviä ominaisuuksia. Esimerkiksi Zoho Inventory, inFlow Cloud tai Square tarjoavat maksuttomia perusversioita pieniä varastoja varten. Niissä voi seurata tuotteiden määriä, toimittajatietoja ja luoda yksinkertaisia raportteja. Myös nettipohjainen Stockpile (Canvus) tai avoimen lähdekoodin Odoo-järjestelmän ilmaiskäyttö voivat riittää starttiin. Nämä työkalut ovat käyttäjäystävällisiä ja ne on suunniteltu nimenomaan pk-yrityksille.
-
Viivakoodin skannaus: Vaikka kalliita skannerijärjestelmiä ei ole, älypuhelimella voi hyödyntää ilmaisia viivakoodinlukija‑sovelluksia. Yhdellä skannauksella voi päivittää tuotteiden saapumisen tai myynnin suoraan taulukkoon. Monet ilmaiset työkalut tukevat tätä – esimerkiksi järjestelmät kuten Zoho tai Google Sheets ‑pohjaiset lomakkeet voivat vastaanottaa skannatun tiedon. Myös uudelleentilauspisteiden (reorder point) asettaminen auttaa: kun saldo laskee minimirajan alle, järjestelmä tai muistiinpanot toistavat tilauskohdan. Säännölliset manuaaliset inventoinnit tai tarkastukset puolestaan varmistavat, että kirjanpito vastaa todellisuutta.
Käytännön esimerkkejä työvälineistä
Excel / Google Sheets. Monet pienyrittäjät käyttävät varaston seurannassa taulukkolaskentaa. Voit luoda sarakkeet tuotteen koodille, nimikkeelle, myynnille ja varastosaldolle sekä tarvittaessa minimi- ja maksimimäärille. Kun tavaraa myydään tai ostetaan lisää, päivität taulukon soluun uuden määrän. Esimerkiksi jos myyt tuotteita tai käytät pakkaustarvikkeita (kuten pahvilaatikoita tai kuplamuovia), kirjaa näiden kulutus omaksi rivikseen taulukkoon. Näin näet kätevästi, jos jokin tuotenumero on loppumassa ja voit tehdä tilauksen ajoissa.
Muistitaulu ja kirjanpito. On myös helppoa käyttää vanhaa muistitaulua tai vihkoa. Piirrä pöytäkirjapohjainen taulukko seinälle tai pidä kirjaa kansiossa, jossa kutakin tuotetta tai tarviketta vastaa oma rivi. Päivitä päivittäin inventaariotiedot käsin – vaikka periaate on yksinkertainen, se toimii hyvin pienessä varastossa tai myymälässä. Näin kaikki tiimissä näkevät heti, mitä varastossa on ja mitä pitää tilata lisää.
Ilmaiset mobiilisovellukset. Älypuhelimella on nykyään helppo seurata varastoja. Voit käyttää yksinkertaisia tehtäväsovelluksia tai erillisiä varastosovelluksia, joilla tuotteille kirjaillaan saldot. Joissakin ilmaisissa sovelluksissa (kuten Square tai Zoho Inventory) voi jopa skannata viivakoodin ja päivittyä määrä automaattisesti. Käytännössä maksuttomien työkalujen avulla pysyt ajan tasalla ilman suurta investointia.
Lopuksi: Tärkeintä on päivittää varastosaldot säännöllisesti ja pitää kirjanpito ajan tasalla. Kun yrityksessä käytetään vaikkapa pelkkää Exceliä tai muistilistaa, järjestelmällisyys ratkaisee. Pidä rutiini sisääntulevien ja lähtevien tavaroiden kirjaamisessa, aseta tarvittaessa alarajat herätteenä ja tarkista inventaario silloin tällöin fyysisesti. Näin pienikin yritys pystyy hallinnoimaan varastoaan sujuvasti ilman kalliita ohjelmistoja.